Tietosuojapolitiikan keskeiset käsitteet

Tietosuoja

Tietosuojalla tarkoitetaan toimenpiteitä,  joiden tarkoituksena on suojata henkilön yksityisyys henkilötietojen käsittelyssä.

Tietoturva

Järjestelyt, joilla  pyritään varmistamaan tiedon käytettävyys, eheys ja luottamuksellisuus. Tietoturvallisuus on riskienhallintaa ja osa organisaation turvallisuutta.

Tietosuojapolitiikka

Johdon hyväksymä näkemys tietosuojan päämääristä, periaatteista ja toteutuksesta.

Henkilötieto

Kaikki tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyvät tiedot (esim. nimi, henkilötunnus, kuva, biometrinen tai geneettinen tieto). Tunnistettavissa olevana pidetään henkilöä, joka voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa erityisesti tunnistetietojen, kuten nimen, sijaintitiedon, verkkotunnistetietojen tai yhden tai useamman henkilölle tunnusomaisen fyysisen, fysiologisen, geneettisen psyykkisen, taloudellisen, kulttuurillisen tai sosiaalisen tekijän perusteella.

Henkilörekisteri

Mikä tahansa jäsennelty henkilötietoja sisältävää tietojoukkoa, josta tiedot ovat saataville tietyin perustein, oli tietojoukko sitten keskitetty, hajautettu tai toiminnallisin tai maantieteellisin perustein jaettu. Henkilöreksteri voi olla sähköinen joko kokonaan tai osittain ja se voi olla manuaalinen.

Henkilötietojen erityiset tietoryhmät, arkaluonteiset henkilötiedot

Tiedot, joista ilmenee rotu tai etninen alkuperä, poliittisia mielipiteitä, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus, ammattiliiton jäsenyys, geneettisiä tietoja, terveyttä koskevia tietoja, tai seksuaaliseen käyttäytymiseen liittyviä tietoja. Erityisiä tietoryhmiä koskeva käsittely on erikseen säännelty.

Henkilötietojen käsittelijä

Luonnollinen tai oikeushenkilö, viranomainen, virasto tai muu elin, joka käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän toimeksiannosta.

Henkilötietojen käsittely

Kaikenlaiset toiminnot, joita kohdistetaan henkilötietoihin joko automaattista tietojenkäsittelyä hyödyntäen tai manuaalisesti. Käsittelyä ovat esimerkiksi henkilötietojen kerääminen, tallentaminen, järjestäminen, jäsentäminen, säilyttäminen, muokkaaminen, haku, käyttö, luovuttaminen, levittäminen tai saattaminen muutoin saataville, yhteensovittaminen, yhdistäminen, rajoittaminen, poistaminen ja hävittäminen.

Henkilötietojan tietoturvaloukkaus

Tietoturvaloukkaus, jonka seurauksena on henkilötietojen lainvastainen käsittely. Loukkauksesta seuraa siirrettyjen, tallennettujen tai muuten käsiteltyjen henkilötietojen vahingossa tapahtuva tai lainvastainen tuhoaminen, häviäminen, muuttaminen, luvaton luovuttaminen tai saanti.

Osoitusvelvollisuus

Osoitusvelvollisuuden (accountability) avulla organisaation tulee kyetä osoittamaan, että se on huolehtinut seuraavista henkilötietojen käsittelyn osa-alueista:

• lainmukaisuus, kohtuullisuus ja läpinäkyvyys
• käyttötarkoitussidonnaisuus
• tietojen minimointi
• täsmällisyys
• säilytyksen rajoittaminen
• eheys ja luottamuksellisuus

Rekisterinpitäjä

Luonnollinen tai oikeushenkilö, julkinen viranomainen, virasto tai muu elin, joka yksin tai yhteistyössä mueden kanssa määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot.

Rekisteröity

Henkilö, jonka henkilötietoja käsitellään.

Tietosuojavastaava

Tietosuoja-asetuksen määrittelemä rooli, jonka rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän on nimettävä.

Asetus määrittelee myös tietosuojavastaavan aseman ja toimenkuvan. Organisaatioryhmä voi nimittää yhden tietosuojavastaavan samoin kuin yksi tietosuojavastaava voidaan nimittää useampaa viranomiasta tai julkishallinnon elintä varten.

Hallinnollinen sakko

Valvontaviranomainen voi määrätä rekisterinpitäjälle tai henkilötietojen käsittelijälle sakon tietosuoja-asetuksen vaatimusten laiminlyönnistä. Sakon suuruus määräytyy rikkomuksen luonteen perusteella. Sakon enimmäismäärä on 20 milj. € tai 4 % yrityksen edeltävän tilikauden vuotuisesta maailmanlaajuisesta kokonaisliikevaihdosta.

Hallinnolliset seuraamukset

Valvontaviranomaisen määräämät seuraamukset koskien tietosuoja-asetuksen vaatimusten laiminlyöntejä.

Anonymisointi

Henkilötiedon tunnistettavuuden poistaminen siten, että yhdistäminen rekisteröityyn ei enää ole mahdollista.

Pseudonymisointi

Henkilötietojen käsittelemistä niin, että tietoja ei voida enää suoraan yhdistää tiettyyn rekisteröityyn käytämättä lisätietoja. Tällaiset lisätiedot tulee säilyttää erillään ja niihin sovelletaan teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä, joilla varmistetaan, ettei tällaista yhdistämistä tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan henkilöön tapahdu.

Tietosuojaseloste, rekisteriselosta

Dokumentti, joka rekisterinpitäjän tulee laatia ja pitää yleisesti saatavilla. Sen tulee kuvata henkilötietojan käsittely tiiviisti esitetyssä, avoimessa ja helposti ymmärrettävässä muodossa.

Tietotilinpäätös

Tietotilinpäätös on organisaation laatima vapaaehtoinen raportti, joka antaa kokonaiskuvan organisaation tietojenkäsittelyn nykytilasta. Raportti on tarkoitettu johdon työkaluksi ja lisäämään sidosryhmien luottamusta siihen, että organisaatio noudattaa hyvää sääntelun mukaista tietojenkäsittelytapaa henkilötietojen käsittelyssä. Tietotilinpäätöstä voidaan käyttää yhtenä keinona tietosuoja-asetuksen osoitusvelvolliliiden (accountability)toteuttamisessa.

Vaikutustenarviointi

Suunniteltujen henkilötietojen käsittelytoimien vaikutusten arviointi tietosuojaan ja yksilön vapauksiin. Jos käsittely todennäköisesti aiheuttaa yksilön oikeuksien ja vapauksien kannalta suuren riskin, rekisterinpitäjän on ennen käsittelytoimien aloittamista toteutettava tietosuojan vaikutustenarviointi ja määriteltävä toimenpiteitä, joilla riskiä voidaan hallita. Valvontaviranomainen tulee julkaisemaan luettelon käsittelytoimista, jotka vaativat vaikutustenarvioinnin laatimisen.

Lapsen henkilötietojen käsittely

Alle 16-vuotiaiden lasten henkilötietojen käsittely ei ole sallittua ilman vanhemman suostumusta. Jäsenvaltioille on mahdollisuus soveltaa alempaa ikärajaa, joka voi alimmillaan olla 13 vuotta.

Sisäänrakennettu ja oletusarvoinen tietosuoja

Tietosuojaperiaatteiden sisällyttäminen aikaisessa vaiheessa henkilötietojan käsittelyn osaksi. Periaatteiden huomioiminen käsittelytapojen määrittelyn ja itse käsittelyn yhteydessä siten, että varmistetaan käsittelyn vastaavuus tietosuoja-asetuksen vaatimusten kanssa. Rekisterinpitäjän tulee toteuttaa tarvittavat tekniset ja organisatoriset toimenpiteet ja menettelyt, jotta mm.

• oletusarvoisesti kerätään vain henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä ja tarpeellisia käsittelytarkoituksen kannalta
• tietoja ei kerätä eikä säilytetä suurempia määriä eikä kauemmin kuin on tarpeellista kyseiseen tarkoitukseen
• henkilötietoja ei oletusavoisesti saateta rajoittamattoman henkilömäärän saataville
• taataan rekisteröityjen oikeuksien toteutuminen

Tietosuoja-asetuksen vaatimusten toteutuminen tulee taata määrittelyvaiheesta aina koko käsiteltävien henkilötietojen elinkaaren loppuun.